Quelle est la meilleure date à choisir pour organiser un évènement ? Une bonne question à laquelle nous allons tenter de vous aider à répondre dans cet article. Il peut sembler simple de choisir une date pour certains événements : anniversaires, Noël, Pâques et Nouvel An. mais tous les événements ne sont pas facilement liés à des dates spécifiques.
Alors comment choisir la bonne date de votre évènement ?
Il y a 365 jours parmi lesquels choisir, il peut donc être intimidant de trouver une date et de s’y tenir. Utilisons la méthode de l’exclusion pour rendre votre processus de planification un peu plus facile.
Ce guide se concentrera sur la façon de choisir une date pour un événement et vous aidera à considérer…
Votre public
Le travail qui doit être effectué
Les périodes de vacances populaires
Les jours fériés
Les changements météorologiques et climatiques
Perturbations des transports publics
Dates d’événements concurrents
Disponibilité des fournisseurs et des lieux
Disponibilité des orateurs et des animateurs
Une fois que nous aurons passé en revue tous ces critères, vous aurez une bien meilleure idée des meilleures dates pour organiser un événement.
Pensez à votre public
Comme pour tout ce qui concerne l’organisation d’un événement, les participants à votre événement doivent être au centre de vos préoccupations lorsque vous choisissez une date pour votre événement.
Les jours de semaine du mardi au vendredi peuvent être pratiques pour les participants du secteur B2B. Les participants du secteur B2C, en revanche, peuvent trouver plus pratique de participer à des événements le week-end.
Conseil : si vous n’êtes pas sûr de ce qui conviendrait aux participants à votre événement, lisez notre guide sur la manière de déterminer votre public cible.
Accordez-vous suffisamment de temps
Vous avez beaucoup de planification et de promotion à faire avant votre événement. La date de l’événement que vous avez choisie doit vous laisser suffisamment de temps pour faire les deux afin que l’événement soit un succès.
Conseil : Lisez nos guides sur la planification et la promotion d’événements pour vous faire une idée de ce que cela implique.
Tenez compte des périodes de vacances
Il est bon d’éviter les périodes de vacances populaires. Les gens réservent souvent leurs voyages assez longtemps à l’avance. Les vacances scolaires et les jours fériés entrent dans cette catégorie.
Essayez également d’éviter les dates situées juste avant et après les périodes de vacances les plus populaires. Les gens seront trop occupés à préparer leurs congés juste avant, et trop occupés à rattraper leur retard juste après.
Événements politiques et publics
Des événements publics ponctuels peuvent également interférer avec la planification de votre événement. Les événements politiques, tels que les élections générales, détourneront souvent l’attention de votre événement.
Non seulement les gens seront plus enclins à se concentrer sur de tels événements, mais les médias se concentreront aussi principalement sur les événements politiques et publics.
Perturbation des services publics
Les habitants des grandes villes savent qu’un rien ne peut gâcher leurs projets de week-end comme les « travaux d’ingénierie planifiés » ou les grèves des chemins de fer.
Heureusement, ces deux types de perturbations sont généralement annoncés bien à l’avance, ce qui vous permet d’adapter vos plans. Faites attention aux perturbations de service public communiquées lorsque vous choisissez une date d’événement.
Tenez compte des horaires de travail avant de choisir votre date d’évènement
Si vous organisez une conférence d’affaires ou un festival de musique qui se déroule sur plusieurs jours, le week-end est votre ami.
Il est beaucoup plus facile pour vos participants de prendre un ou deux jours de congé pour un événement qui se déroule du jeudi au dimanche que de prendre la majeure partie de la semaine de travail. Pensez-y avant de choisir la date de votre évènement!
Soyez cohérent (ou pas)
Vous avez peut-être remarqué que la plupart des événements annuels, comme les conférences et les festivals, ont lieu à la même période chaque année. Cela fonctionne car cela permet aux participants de planifier une année entière à l’avance.
Mais il peut aussi être intéressant de changer la donne et de modifier la saison de votre événement annuel. Cela pourrait vous permettre de toucher un tout nouveau public et de garder une longueur d’avance sur vos concurrents.
Surveillez votre concurrence avant de choisir la date de votre évènement
En parlant de concurrence, vous devez surveiller les dates auxquelles ils organisent leurs événements. Vous ne voulez pas que la date de votre événement coïncide avec la leur et que vous vous battiez pour attirer les participants.
Il peut donc être utile d’inscrire tous les événements concurrents sur un calendrier. Ainsi, vous saurez exactement quand ils auront lieu et vous pourrez planifier vos activités en conséquence.
Quelle que soit la météo
La météo peut avoir un impact important sur votre événement, qu’il se déroule en plein air ou non. La pluie, la grêle et les vents violents sont évidemment préjudiciables aux festivals en plein air.
D’un autre côté, qui veut rester coincé à l’intérieur d’une conférence d’affaires étouffante alors qu’il fait 30 degrés et que le soleil brille dehors ? (Et que se passe-t-il lorsque la climatisation tombe en panne ?)
Conseil : Vérifiez les moyennes historiques de température lorsque vous planifiez la date de votre événement avant de la bloquer.
Journées de sensibilisation
Si votre événement a un thème spécifique, vous devriez vérifier s’il existe un jour (ou un mois) de sensibilisation auquel vous pourriez vous associer.
Les médias traditionnels se concentrent souvent sur ces journées de sensibilisation, ce qui signifie que le communiqué de presse de votre événement a plus de chances d’être publié. Les médias sociaux auront probablement aussi un hashtag approprié que vous pourrez utiliser pour la promotion.
Disponibilité du lieu et des fournisseurs
Si vous avez jeté votre dévolu sur un lieu d’événement particulier ou si vous souhaitez travailler avec un fournisseur privilégié, vous devrez tenir compte de sa disponibilité lorsque vous choisirez la date de l’événement.
Ce n’est peut-être pas un problème si vous organisez régulièrement des événements dont ils sont au courant. Mais gardez à l’esprit que les lieux et les vendeurs ont des périodes de pointe où ils sont très demandés.
Consultez la disponibilité des conférenciers et des artistes avant de choisir la date de votre évènement
Il en va de même pour les orateurs ou les artistes que vous souhaitez engager pour votre événement. Si leur emploi du temps coïncide avec la date de l’événement que vous avez choisi, ils se retireront probablement.
Les orateurs principaux vendent des billets pour les conférences, et les grands groupes vendent des billets pour les festivals. S’ils se désistent, cela pourrait nuire au succès de votre événement.
Réservez la date
Maintenant que vous avez une meilleure compréhension de tous les pièges, il est temps d’annoncer la date de votre événement.
Ajoutez-la au calendrier de votre site web et commencez à diffuser la nouvelle à grande échelle. Annoncez-la sur les médias sociaux, à votre liste de diffusion, et dites aux gens de retenir la date.
Bonne chance !
